Merhabalar,
Bu konumuzda senaryomuz şöyle;
Bir firmanın almış olduğu eğitim sonrasındaki katılımcı puanları, firmanın İK departmanı tarafından personele yazılı olarak gönderilecektir. Gönderilecek sonuç raporunda, sabit metinlerin yanı sıra, her personelin kendi genel bilgileri ve toplam puanının da bulunması isteniyor.
Senaryomuzu elimizdeki dosyalar ile açıklayacak olursak;
Aşağıdaki şekillerde görüneceği üzere elimizde bir Excel tablosu ve personele gönderilecek mektup şablonu var.
Excel tablosundaki personel bilgilerinin Word şablon dosyasındaki ilgili bölümlere eklenmesi ve her personel için ayrı raporun oluşturulması isteniyor.
Bu işlemi Adres Mektup Birleştirme dışında kopyala yapıştır yöntemi ile de yapabiliriz. Bu örnekteki 7 personel için belki çok vakit almayacaktır fakat eğitime katılan kişi sayısı arttıkça, rapor oluşturmak için harcanan zaman da artacaktır. Adres Mektup Birleştir özelliği ile, belki 2 personel raporunu kopyala yapıştır yöntemi ile oluşturmak için harcayacağınız zamanda tüm personelin raporlarının oluşturulmasını sağlayabiliriz.
Rapor oluşturma işlemi adımları aşağıdaki şekilde olacaktır;
1- Word programında şablon dosyamızı hazırlayalım.
2- Postalar sekmesi, Alıcıları Seç seçeneği altındaki Var Olan Listeyi Kullan özelliğini seçelim.
3- Personel bilgilerinin yazılı olduğu kaynak dosya seçilir. Bu örnekte bir Excel dosyasını kaynak olarak kullanıyoruz. Gerek duyulursa Access, Word, dBase, HTML ya da ODBC bağlantısı ile başka dosya ya da veritabanı türleri de kaynak olarak kullanılabilir.
4- Karşımıza gelen pencereden kaynak tablomuzun olduğu sayfa adını seçiyoruz ve Tamam düğmesine tıklıyoruz. (Not : Excel içerisinde tabloya isim verilmiş ise, bu listede tablo ismi de görüntülenecektir.)
5- Word şablon dosyamız ile Excel kaynak dosyamız arasındaki bağlantı sağlandı. Sonraki adımlarda sırası ile personel bilgilerini, yazılması gereken yerlere ekleyeceğiz.
6- Personelin adını ve soyadını eklemek için, Word şablon dosyasındaki Sayın ifadesinin yanına tıklıyoruz.
7- Postalar sekmesi, Birleştirme Alanı Ekle seçeneğine tıklayarak, açılan listeden Ad alanını seçiyoruz.
8- Alanların arasına ihtiyaç duyulan her türlü karakterin bizim tarafımızdan eklenmesi gerekmektedir. Ad ve Soyad arasına boşluk eklemek için, klavyeden boşluk tuşuna basıyoruz.
9- 7. adımdaki seçenekleri kullanarak Soyad alanını ekliyoruz.
10- Diğer Ad, Soyad, Bölüm, Görev ve Puan alanlarını eklemek için, Şablon dosyasında alanı eklemek istediğimiz yere tıklayıp, 7. adımdaki işlemi tekrar ediyoruz. Şablon dosyamız aşağıdaki gibi olacaktır.
11- Sonuçların Önizlemesi düğmesine tıklayarak, alan isimleri yerine personel bilgilerinin görüntülenmesini sağlayabilir, Sonraki Kayıt – Önceki Kayıt düğmelerini kullanarak personel raporlarını görüntüleyebiliriz.
12- Personel raporlarını yazdırmadan önce kontrol etmek için, Postalar sekmesi, Bitir ve Birleştir seçeneği altındaki Tek Tek Belgeleri Düzenle seçeneğini seçelim..
13- Karşımıza gelen menüde Tümü seçeneği işaretli iken Tamam düğmesine tıklayalım.
14- Yeni bir Word belgesi açılacak ve her bir personel için ayrı sayfada rapor oluşturulacaktır. Aşağıdaki resimde, oluşan belgenin sol alt köşesinde sayfa sayısının 7 olduğunu görebiliriz.
Hepsi bu kadar. Kullandığım dosyaları aşağıdaki linkten indirebilirsiniz.
Office Uzmani 
Yorum bırakın